1. Identificación del Operador y Roles de Tratamiento
ERP ContaEasy es una plataforma tecnológica operada por OCHOA BARRETO INOX SAHU, titular con Registro Único de Contribuyentes (RUC) N.° 0917448722001, bajo el nombre comercial registrado 8AZ SYSTEMS.
- Titular Operador: OCHOA BARRETO INOX SAHU
- RUC: 0917448722001
- Nombre Comercial: 8AZ SYSTEMS
- Domicilio Legal: Calle Eugenio Espejo 58-09 e Intersección San Miguel, Barrio 30 de Abril, Parroquia Puerto Francisco de Orellana (El Coca), Cantón Orellana, Provincia de Orellana, Ecuador, Código Postal 220201
- Correo de Contacto y Soporte: computecno@outlook.es
- Teléfono de Contacto y Soporte: +19296740036
- Jurisdicción Principal: República del Ecuador
En cuanto a la distribución de responsabilidades respecto a la protección de datos personales:
- Datos de Cuenta, Facturación SaaS y Administración del Servicio: OCHOA BARRETO INOX SAHU (8AZ SYSTEMS) actúa como Responsable del tratamiento de la información necesaria para el alta de cuentas, la gestión de suscripciones, soporte técnico, prevención de incidentes y cumplimiento de sus propias obligaciones legales y tributarias.
- Datos Operativos y de Terceros ingresados por las Empresas Suscriptoras: Las empresas clientes actúan como Responsables del tratamiento respecto a la información comercial, contable, de sus empleados, proveedores o clientes que registran o gestionan dentro del software. OCHOA BARRETO INOX SAHU (8AZ SYSTEMS) actúa como proveedor tecnológico y Encargado del tratamiento para el procesamiento y alojamiento de dichos datos conforme a las funcionalidades contratadas.
2. Categorías de Datos Tratados
Según los módulos y funcionalidades activados en la plataforma, se tratan las siguientes categorías de información:
2.1. Datos de Cuentas y Usuarios Operadores
- Datos de identificación comercial: Razón social, nombres comerciales, RUC, dirección de matriz y establecimientos de la empresa suscriptora.
- Datos de contacto y gestión: Nombres, apellidos, correo electrónico y perfil operativo de los usuarios administradores u operadores autorizados por cada empresa.
- Credenciales de acceso: Las contraseñas se almacenan mediante mecanismos de hash seguro y no se conservan en texto plano.
- Registros técnicos de actividad: Fecha, hora de acceso e interacciones operativas dentro del sistema para fines de seguridad interna y trazabilidad transaccional.
2.2. Datos Comerciales de Facturación y Terceros
- Datos de clientes y proveedores registrados por la empresa: Nombres, razón social, cédula, RUC o pasaporte, dirección física, teléfono y correo electrónico.
- Información transaccional: Detalle de compras, ventas, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, inventarios y comprobantes tributarios generados por la empresa.
2.3. Portal de Clientes
- Cuando una empresa suscriptora habilita el acceso al Portal de Clientes, se genera un identificador de usuario y una contraseña inicial de acceso temporal, la cual es protegida inmediatamente mediante hash en base de datos.
- A través de este portal, el cliente final accede a la consulta y descarga de sus comprobantes autorizados y estado de cuenta comercial con la empresa emisora correspondiente.
3. Integración con WhatsApp Business Platform (Meta)
ContaEasy cuenta con integración tecnológica con la plataforma de mensajería empresarial WhatsApp Business Platform, provista por Meta Platforms y/o sus entidades afiliadas responsables de WhatsApp Business Platform, según corresponda.
3.1. Finalidad del Procesamiento en WhatsApp
- Facilitar el envío de notificaciones operativas autorizadas por la empresa suscriptora a sus destinatarios, tales como comprobantes electrónicos (archivos PDF o XML), recordatorios de cobro y comunicaciones de servicio.
- Gestionar la interacción de atención al cliente y mensajería entre la empresa suscriptora y sus contactos a través de los canales configurados en la plataforma.
3.2. Datos y Metadatos Procesados
- Número de teléfono del remitente y del destinatario para la transmisión y enrutamiento del mensaje.
- Identificadores técnicos provistos por la plataforma de Meta: Identificador de cuenta de WhatsApp Business (WABA ID), identificador de número telefónico (Phone Number ID) e identificadores de mensaje de Meta.
- Metadatos técnicos y de estado del mensaje recibidos a través de los webhooks oficiales de Meta (tales como estados de envío, entrega o lectura y marcas temporales asociadas).
- Contenido de los mensajes y documentos adjuntos autorizados o transmitidos por la empresa durante la conversación operativa.
3.3. Funcionalidades de Coexistencia
Cuando una empresa utiliza funcionalidades oficiales de coexistencia disponibles a través de WhatsApp Business Platform, Meta puede habilitar determinadas funciones de sincronización conforme a las capacidades y condiciones vigentes de dicha plataforma. ContaEasy procesa únicamente la información vinculada a la cuenta de WhatsApp Business configurada para la prestación del servicio y no accede a comunicaciones privadas ajenas a dicha cuenta empresarial.
3.4. Confidencialidad de Credenciales Técnicas de Meta
Los tokens de acceso y secretos de aplicación requeridos para la comunicación API con Meta se resguardan en entornos de servidor protegidos, sin ser expuestos en interfaces públicas ni al alcance de usuarios no autorizados.
4. Emisión de Comprobantes Electrónicos y Transmisión al SRI
ContaEasy genera, firma digitalmente y transmite comprobantes tributarios electrónicos conforme a los esquemas técnicos definidos por el Servicio de Rentas Internas (SRI) del Ecuador.
- La información requerida en los comprobantes (clave de acceso, identificación del emisor y receptor, importes y desglose impositivo) es transmitida a los servicios web del SRI para los procesos de recepción y autorización correspondientes.
- El emisor es el responsable de la veracidad y sustento tributario de los datos consignados en sus comprobantes.
5. Automatizaciones y Asistentes Tecnológicos
En caso de habilitarse herramientas de asistencia automatizada dentro de la plataforma, el procesamiento de consultas se limita a la interacción operativa solicitada por el usuario en su sesión, conforme a los términos y configuraciones del proveedor tecnológico del servicio asistente, sin compartir datos de sesión con fines ajenos a la funcionalidad operativa del software.
6. Proveedores Tecnológicos y Terceros Involucrados
Para la prestación y mantenimiento del servicio SaaS, ContaEasy interactúa con los siguientes terceros necesarios:
- Servicio de Rentas Internas (SRI): Autoridad tributaria de la República del Ecuador para la validación y autorización de comprobantes electrónicos.
- Meta Platforms y/o entidades afiliadas: Para la transmisión de mensajes y procesamiento de eventos a través de WhatsApp Business Platform.
- Proveedores de Alojamiento e Infraestructura en la Nube: Servidores en los que se ejecutan los servicios de base de datos y aplicación bajo medidas de seguridad razonables.
- Proveedores de Correo Transaccional: Para el despacho de correos electrónicos con comprobantes o alertas solicitadas por los usuarios.
OCHOA BARRETO INOX SAHU (8AZ SYSTEMS) no comercializa, no alquila ni transfiere los datos personales de las empresas ni de sus clientes a empresas de publicidad o intermediarios de datos.
7. Medidas Técnicas y Organizativas de Seguridad
Se implementan medidas técnicas y organizativas razonables orientadas a resguardar la seguridad de la información:
- Comunicaciones seguras mediante cifrado en tránsito en las conexiones web del sistema.
- Esquemas de aislamiento lógico entre empresas a nivel de base de datos y aplicación para evitar accesos cruzados entre cuentas suscriptoras.
- Mecanismos de hash seguro para el almacenamiento de contraseñas de acceso.
- Controles de acceso basados en credenciales individuales y perfiles de usuario.
8. Plazos de Conservación
Los datos personales se conservan durante el tiempo necesario para la prestación del servicio y el mantenimiento de la relación contractual, así como durante los plazos exigidos por la normativa tributaria, contable y demás legislación aplicable.
Aquella información que no esté sujeta a plazos legales de conservación será conservada únicamente mientras resulte pertinente para las finalidades autorizadas o hasta que se solicite su supresión cuando legalmente proceda.
9. Derechos de los Titulares y Canales de Atención
Conforme a la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales, los titulares pueden solicitar el ejercicio de sus derechos de acceso, rectificación, actualización, supresión y oposición.
Las solicitudes deben canalizarse mediante comunicación escrita dirigida al correo: computecno@outlook.es, acompañando la identificación del solicitante y la descripción clara de la petición. Las solicitudes serán atendidas dentro de los plazos previstos por la legislación aplicable.
Para conocer el procedimiento detallado sobre desvinculación y eliminación de datos, consulte nuestra página de Instrucciones de Eliminación de Datos.
10. Modificaciones a esta Política
OCHOA BARRETO INOX SAHU (8AZ SYSTEMS) se reserva la facultad de actualizar la presente Política de Privacidad para adecuarla a modificaciones normativas o técnicas del servicio. Cualquier actualización será publicada oportunamente en esta misma sección.